如何使用「合併列印」的功能??

最近要印一份邀請函

據說Word有一個「合併列印」的功能

可以自動抓取名單

然後列印成每一張的抬頭

不必每一張邀請函都重新○○先生、※※小姐

一張張打字輸入、列印。

請問這項功能要如何使用呢？
主要是XP以上版本的合併列印步驟採精靈式操作

雖然步驟還是很多

但跟先前的版本比較

還是使操作者增加了使用上的便利性。

以下是依您題目的需求

所做的兩種版本的操作步驟

您可以參考看看。

一、XP以上版本

操作步驟如下：先在Word或Excel另建立來源檔表格(如：姓名.doc)

如下格式：姓名A 先生B 小姐C 小姐1.開啟邀請函的原始檔。

2.工具 / 信件與郵件 / 合併列印精靈 。

3.選取文件類型：信件→下一步：開始文件。

4.使用目前文件→下一步：選擇收件者。

5.使用現有清單→瀏覽→開啟你放資料的來源檔(如：姓名.doc)→下一步：寫信→其他項目→插入合併欄位於開頭指定的位置(一開始插入會以「欄位標籤」的樣式顯示

如：《姓名》)→下一步：預覽信件→下一步：完成合併→編輯個別信件(Word會另開一新文件顯示結果

如信件1)。

6.檔案/版面設定/紙張/設定邀請函大小

接著再列印信件1。

二、Word2000

操作步驟如下：1.先開啟邀請函原始檔。

2.工具 / 合併列印。

3.出現合併列印視窗

在「主文件」下選取建立／套印信件選項。

4.套印信件的視窗

選「使用中視窗」。

5.「資料來源」部分

出現「欄位名稱選項」視窗

選取「建立」

出現「新建欄位名稱來源」視窗

在「欄位名稱」選項輸入欄位名稱(如：姓名)

之後再選擇「開啟舊檔」

插入來源(如：姓名.doc)。

6.在Word上面的功能表工具列會出現「插入合併欄位」的按鈕

從這邊將剛所建立的欄位名稱插入文件開頭指定的位置(一開始會以「欄位標籤」的形式插入

如《姓名》) 。

7.最後在「合併資料與文件」部分

選「執行合併」

就可套印成功。

8.設定紙張大小

再列印。

p.s. (1)Word2000建立欄位名稱時

輸入的欄位名稱需和來源檔裡的欄位名稱一致

否則會出現無法套印成功的問題。

(2)來源檔的姓名欄位內容也可不加先生或小姐

可直接在邀請函內開頭內容固定成「先生/小姐」

再在前面插入要套印的姓名也可。

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP011205931028